Les documents légaux sont conservés au Service du greffe, qui a la charge de la gestion documentaire et des archives. Ainsi, il voit à l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Une demande d’accès à un document doit préférablement être faite par écrit. Pour être recevable, cette demande doit être suffisamment précise pour permettre de trouver le document et doit être adressée à la responsable de l’accès aux documents, madame Denyse Jeanneau. La Ville dispose de vingt (20) jours pour répondre à la demande et ce délai peut être prolongé conformément à la loi. Votre demande sera traitée conformément à la Loi et il est possible qu’elle soit refusée.
De manière générale, ne sont pas accessibles les éléments suivants:
- Renseignements nominatifs permettant d’identifier une personne physique;
- À incidence économique pouvant nuire aux intérêts de la municipalité;
- Sur l’administration de la justice ou de la sécurité publique et pouvant causer préjudice à un individu;
- Ébauche, brouillon ou notes préparatoires d’un document, etc.;
- Rapport d’analyse et de recommandation.
Le droit d’accès à un document est gratuit s’il s’exerce par consultation sur place, pendant les heures habituelles de travail. Si le demandeur désire obtenir copie d’un document auquel il a accès, il devra en défrayer les frais exigibles en vertu du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels.
Formulaire d’accès à l’information
Frais
Les frais exigibles pour la transcription et la reproduction d’un document détenu par un organisme municipal sont les suivants:
| 1. Rapport d'événement ou d'accident | 15.25 $ |
| 2. Copie du plan général des rues ou de tout autre plan | 3.75 $ |
| 3. Copie d'un extrait du rôle d'évaluation (chaque unité) | 0.44 $ |
| 4. Copie de règlement municipal (Somme maximale de 35 $) | 0.38 $ |
| 5. Copie du rapport financier | 3.05 $ |
| 6. Reproduction de la liste des contribuables ou habitants (par nom) | 0.01 $ |
| 7. Reproduction de la liste des électeurs ou des personnes habiles à voter lors d'un référendum (par nom) | 0.01 $ |
| 8. Photocopiée d'un document autre que ceux qui sont énumérés ci-dessus (page) | 0.38 $ |
| 9. Page dactylographiée ou manuscrite | 3.75 $ |
Pour nous joindre
Service du greffe
Denyse Jeanneau, greffière
23, rue King
Huntingdon (Québec)
J0S 1H0
Téléphone : 450 264-5389 poste 224
Télécopieur : 450 264 6826
Courriel : greffe@villehuntingdon.com